系統思考活用精進團

世界先進國家的政府機關與民間企業，大多認知專案管理對於提升工作效率效能以增加競爭力的重要性，通常會要求大型專案主持人、經理人員、重要幕僚接受專案管理相關訓練；有些高科技產業、研發機構甚至要求需擁有專案管理相關證照才能具備擔任專案經理的資格。例如，台北101 大樓數百億營造工程絕大部分是運用專案管理技法所完成的；2008 年北京奧運、2010 年上海世界博覽會皆規定參與招標的廠商須具備國際專案管理證照資格（ProjectManagement Professional, PMP）。這是由於跨國或虛擬專案團隊的規劃與執行已越來越普及，為順利整合團隊間的文化差異與溝通管理形式，專案管理知識體系的標準與規範已逐漸被各國所共同採用，所以專案管理將成為無國界、無產業別的一種「世界語言」。
 

(台北101 大樓數百億營造工程絕大部分是運用專案管理技法所完成的)

「專案管理」本來源自於「系統管理」概念，整合多領域管理知識與技能，逐漸建立完整的運作體系，是系統管理的典型應用。專案管理依據控制系統的回饋環路機制，持續循環傳遞專案事物間關聯與互動訊息，有效進行專案目標設定、分析、評估、監視與控制等功能運作。

在整個專案過程中以「專案規劃」做為專案工作執行與控管的依據標準，專案工作執行現況被持續追蹤紀錄以提供差異分析之參照。比對專案實際執行結果與原訂計畫標準的差異程度，再根據差異分析結果審查評估可能的問題衝擊與解決方案，決定是否採取調整行動，包括更新計畫更正行動，以確保專案順利進行或提早中止，避免損失擴大。實務上，當人們面對動態而複雜的專案管理事物時，也需擴大思考時空層次，摒除主觀直覺、片面短暫的偏頗狹隘念頭，以系統思考方式認清專案事物間的因果回饋關係，及探查隨著時間推移所衍生的動態發展與變異趨勢，以強化邏輯推理分析與問題解決能力。

【專案管理與創業實踐】

創新方案經篩選後，創業者必需審慎考量更多因素，並設法解決各項難題，如：創新商品／服務的對象與銷售通路選定、未來市場趨勢與預期成效、創業資金籌措來源、組織與人員應變能力、商場法律責任與風險不確定性等。整合穩健的事業經營理念與精實的專案管理系統化技法，有效解決問題與積極開創新機會，才是創業成功致勝的關鍵。事業經營涉及策略管理、組織建立、流程控制、工具應用、方法導入、顧客參與、供應商參與等實務推展，並需考量風險與不確定性的干擾效應，以強化品質、成本、時間、彈性、服務、創新競爭優勢。請參見圖1 。
 

專案管理應用組織流程資產與各種工具及技術，推動專案整合、人力資源、溝通、採購等管理策略，並且注重專案風險管理與企業環境因素，以實現範疇、時間、成本、品質管理之基準目標，是一種典型的事業經營模式。其知識體系運作架構如圖2 所示。
 

當代事業經營通常採取營運管理與專案管理並存的矩陣組織方式。營運管理部門包括研發、採購、生產、銷售、人資、財務等功能，注重追求現在業績與利潤的營運效益；專案管理部門包括專案管理辦公室、專案組合管理、計畫管理、專案管理等層級，注重增進未來產品／服務的價值創新。營運部門需提供人力、物力、設備、資金等，以協助專案部門解決問題與開拓新機會，專案部門則需致力創造新產品、服務、系統等，挹注營運部門確保業績利潤；總體而言，專案管理與營運管理相輔相成，是促進創新與創業成功的兩大推手。兩者互動關係如圖3 所示。
   

例如，IBM 公司即是運用專案管理技法於事業經營的標竿企業。每個專案從資訊邀請書、報價邀請書、原型製作、工程驗證、開發驗證、量產驗證、開始生產、量產上市到售後服務，皆遵循專案管理技法與程序實施。IBM 堅持「以顧客為中心」的服務理念，從大型電腦主機專業製造商轉型為全方位解決方案的「資訊服務供應商」，致力於「隨需應變創新服務」（OnDemand Innovation Service, ODIS），積極提供創新解決方案，協助客戶開拓商機，創造藍海經營優勢，使龐大事業體也能保持輕盈靈活的運作發展。IBM 前董事長葛斯納所著《誰說大象不會跳舞》一書，就道盡他在1993 年上任IBM 執行長之初，帶領經理人運用專案管理技法全面推動數十個大型的企業再造專案，使企業度過經營危機，重返榮耀的歷程。IBM 根據多年轉型成功經驗，建構完整的產品研發創新管理解決方案，包括，研發技術管理、新興商業機會、市場行銷規劃、整合產品開發等四大領域，即是運用專案管理技法，追求價值創造的典範。

【專案管理與創新發展】

「創新」係經由引進新興事物以改變舊有事物的程序，亦即透過創新發明與商業化過程，實踐目標事物的價值創造。創新目標必需經由創意產生、評估、篩選、規劃、執行、監控等系統化管理程序，才能具體實現。彼得‧ 杜拉克強調系統化創新的必要性，認為「創新未必在技術方面，整體系統化創新行動皆可能賦予資源創造更大財富的新能量。」大前研一也認為「凡是在各經營領域中未曾有過的思考方法或做法皆可被納入創新範疇」。創新經營者需從整個產品開發、設計、生產、整合、測試與維護的系統生命週期概念上思考，提出更具實用效益的系統配套解決方案，以強化產品與服務優勢。

創意思考通常源自解決問題的需求，當系統運作發生任何不順暢問題時，為尋求新的解決方案就會激發改變與創新的原動力。創意思考具有流暢性、變通性、獨創性、精密性的特徵，需透過系統化的資訊蒐集與構想產生程序，才能針對特定問題提出具體有效的新解決方案。

專案管理系統化技法即注重以問題解決為導向的創意產生方式，主動探查「企業環境因素」影響，從市場區隔、技術難度、創新型態變異中找出特定需求或問題根源，進而應用「組織流程資產」含政策、程序、流程、專案管理方法論、範本、標準、共用文件、經驗學習及最佳實務等，激發多元創意與創新潛能，研擬提出一套符合組織創新需求的完整規劃、執行與監控程序，全方位推動策略、組織、流程、產品、服務、技術、營運模式等創新與問題解決方案，以建立企業與個人精實的核心能力。專案管理的結束階段十分重視「經驗學習」，其重點在於將這次專案學到的成功及失敗經驗，轉化成文件紀錄下來，作為日後其他專案的參考及借鏡。關貿網路總經理連鯤菁於《經理人雜誌》專訪中提及，在公司內部有所謂「專案經驗回饋會議」。結案後，專案經理除了要自我檢討和報告專案的成敗，還要分析原因何在，並透過回饋機制確認資訊是否已被接受和理解，藉以複製成功模式，記取失敗教訓。

另一個成功運用專案管理的創新與創意設計，來改善事業經營的案例為「一頁專案管理」，在坎波與柯林斯所著的《一頁紙專案管理》提到，當一群人一起做事時，最常遇到的難題就是「溝通」。我們總是要花很多時間再三確認團隊的目標和方向，也會花很多時間分配工作、追蹤進度、開會討論等等。對於一個僅涉及不到10人的小專案來說，也許土法煉鋼的溝通方式還不會有問題；但若是面對一個中大型的專案，如何能夠有效率的溝通成了最大的困難。專案報告基本上是一項專案的所有關係人之間的溝通方式。但如果你看到一份幾十頁甚至上百頁的專案報告，即使資訊齊全，誰又會有時間和精神去咀嚼消化呢？最有力的溝通工具往往是那些看來最簡單、最實際的方式。「一頁專案管理報告」將專案所需的重要資訊，如：專案目標、WBS、甘特圖、里程碑、交付標的、時程與成本的監督與控制說明等，成功地整合在一張A4 紙上，所以只需一張A4 紙便能讓所有與專案有關的利害關係者迅速瞭解專案的內容與進度控制，這個方法已獲得許多企業的肯定。

創業維艱、守成不易，創業者必需秉持堅毅奮發的精神與穩健務實的信念，除具備相關領域專業知識與技能外，也需與利害關係者有效溝通，協調解決問題與促進創新。善用專案管理系統化技法，可厚植創業創新能量，強化個人職場優勢實力，穩固事業永續發展基礎。